چک‌لیست برگذاری همایش‌های گروه
در این لیست، مواردی که مسئول و یا مسئولین برگذاری همایش‌ها باید از آن پیروی کنند آورده شده است
فرم‌های همایش
- تهیه فرم نظرسنجی حاوی پرسش‌هایی نظیر:
- نحوه آشنایی با همایش
- میزان آشنایی قبلی با موضوعاتی نظیر نرم‌افزارهای آزاد، اوپس‌سورس و تیم برگذار کننده همایش
- انتقادات و پیشنهادات از نحوه برگذاری همایش
- تهیه بروشور حاوی اطلاعات علمی درباره همایش و تاریخچه فعالیت‌های گروه
- تاریخچه‌ای مختصر از شکل‌گیری جنبش آزادی نرم‌افزار و اوپن سورس
- معرفی نحوه شکل‌گیری، اهداف و تاریخچه فعالیت‌های گروه و یا ارائه‌دهندگان
- تهیه جعبه نظرات و پیشنهادات برای نگهداری فرم‌های پر شده
- جعبه نظرات و پیشنهادات ترجیحا در ورودی و خروجی محل برگذاری همایش قرار داده شود تا حاضرین در هنگام خروج از سالن به راحتی بتوانند برگه پر شده خود را در داخل یکی از چند صندوق تعبیه شده قرار دهند
- تهیه نشانگر نام برای تمامی مسئولین و اعضای فعال گروه
- نشانگر نام باید به صورتی باشد که حاضرین در همایش به سادگی قادر به تشخیص افراد مسئول در همایش از دیگر افراد برای پرسش سوالات خود و دریافت راهنمایی باشند
- استفاده از گردن‌اویز برای نشانگر‌نام توصیه می‌شود. نشانگر‌های نامی که به صورت گیره بر روی جیب پیراهن نصب می‌شود برای آقایانی که تی‌شرت و خانم‌هایی که چادر بر سر دارند مناسب نمی‌باشد
- بر روی نشانگر نام، لوگوی گروه و یا مناسبت برگذاری همایش به همراه سال و مکان برگذاری آن نوشته شده باشد
- سمت برگذار کنندگان و اعضای فعال همچون مدیر همایش، ارائه دهنده و … در پائین نام و نام خانوادگی تعبیه شود
- در صورت امکان فرد یا افراد مشخصی برای پاسخ به سوالات حضار در حین وقت استراحت و بین ارائه‌ها مشخص شوند
- تهیه لیستی از رویدادهای همایش به ترتیب زمان (گاه‌شمار یا تایم‌لاین) با ذکر نام ارائه‌دهنده، موضوع ارائه، زمان ارائه و سطح علمی آن برای حاضرین (مبتدی/متوسط/حرفه‌ای)
- این لیست قبل و نهایتا در ابتدای شروع همایش در مکانی مشخص در اختیار حاضرین قرار داده شود تا حضار بتوانند با توجه به زمانبندی مشخصه، ارائه‌های مورد علاقه خود را از دست ندهند
- اعطای مدرک افتخاری حضور در همایش برای حاضرین
*در صورت امکان مناسب است که لیست حاضرین برای دریافت مدرک/سرتفیکیت افتخاری با عنوان حضور در همایش مربوطه جمع‌اوری و با اعلام قبلی در زمانی مشخص به آنها اهدا شود
- دریافت هزینه معقول برای این مورد بلامانع می‌باشد
همایش
- حداقل یک جلسه قبل از برگذاری همایش برای هماهنگی بین مسئولین و ارائه‌دهندگان برگذار شود
- هر همایش باید دارای یک مجری مشخص باشد. وظیفه مجری همایش:
- خوش‌امد گویی به حاضرین در شروع همایش
- نطق مقدمه افتتاحیه همایش و اعلام زمان برگذاری موضوع ارائه‌ها و معرفی ارائه‌دهندگان می‌باشد.
- همچنین سایر اعلانیه‌ها همچون اعلام زمان استراحت و سایر موارد بر عهده مجری همایش خواهد بود
- در اختتامیه نیز مناسب است مجری همایش از مسئولین بلند مرتبه که موجب برگذاری همایش شده‌اند، یک‌به‌یک تشکر و قدردانی کند
- مدت زمان هر ارائه برای ارائه‌دهندگان از قبل مشخص باشد
- مسئولن همایش باید مکانیزمی را برای اطلاع از زمان باقی‌مانده به ارائه‌دهنده در حین ارائه در نظر بگیرند. تعبیه تایمر در محل دید ارائه‌دهنده و خارج از دید حضار توصیه می‌شود
- همچنین در صورت طولانی شدن ارائه، مسئولین باید روش مشخص‌تری را برای اطلاع به ارائه‌دهنده در نظر داشته باشند. به عنوان مثال حداکثر زمان موجود برای خاتمه ارائه بر روی کاغذی نوشته و توسط مجری همایش بر روی میز و یا به دست ارائه‌دهنده بر روی سن برسد
- موارد فوق باید در زمان جلسه هماهنگی بین مسئولین و ارائه‌دهندگان به صورت دقیق مشخص شود
- جلسه پرسش و پاسخ
- توصیه می‌شود در صورت امکان در انتهای هر ارائه و یا در پایان همایش و یا بخشی از آن، وقتی برای پاسخ به پرسش حاضرین از ارائه‌دهندگان درباره موضوعات ارائه شده تعیین شود
این زمان می‌تواند با هماهنگی قبلی با ارائه‌دهندگان در پایان همایش، پایان ارائه و حتی در حین ارائه تعبیه شود
- این زمان هر چند کوتاه بایستی در زمانبندی کلی همایش مورد لحاظ قرار گیرد تا در کل، زمان همایش به درازا کشیده نشود
- اگر زمان همایش در بین زمان نهار، نماز و یا غیره قرار میگرد، از قبل نحوه دریافت نزدیک‌ترین سرویس به اطلاع حضار رسانده شود. این زمان می‌تواند در شروع همایش و یا در زمان استراحت به اطلاع حضار رسانیده شود
ارائه دهندگان
- در صورت امکان توصیه اکید می‌شود ارائه‌دهندگان، نسخه اصلی فایل ارائه خود را حداقل چند روز قبل از برگذاری همایش در اختیار مسئولین همایش برای بررسی کیفی و کمی آن قرار دهند
- به همراه داشتن چند نسخه معادل از فایل ارائه مانند نسخه ODP و PDF و حتی نسخه JPG/PNG از اسلاید‌ها برای جلوگیری از بروز مشکلات فنی توصیه می‌شود
- فایل ارائه گویا و مختصر باشد و از آوردن پاراگراف‌های طولانی در اسلاید‌های ارائه اکیدا خودداری شود
- توصیه می‌شود ارائه‌دهندگان در متن ارائه‌خود از اعلام نظر‌های شخصی که مبنای علمی چندانی ندارد خودداری کنند و یا حداقل در اینگونه موارد، مشخصا اعلام کنند که این یک نظر شخصی است
- اسلاید ها به توجه به زمان به روز شوند. اسلاید‌های قدیمی گاها ضمن حفظ کلیت، دارای مواردی خواهند بود که دیگر مصداق علمی و عملی ندارد
- بررسی اسلاید‌ها از لحاظ کیفی
- استفاده از فونت‌های ناخوانا خودداری شود
همچنین رنگ‌هایی مانند زرد و سبز فسفری و غیره گاها بر روی پرده پروژکتور و در نور روز به خوبی قابل خواندن نمی‌باشند
- در صورت امکان توصیه می‌شود در جلسه هماهنگی گروه، اسلاید‌ها بر روی پرده سالن همایش یکبار بررسی شوند
- اگر اسلاید‌ها حاوی Note می‌باشند، از قبل سیستم مربوطه برای نمایش اسلاید به نحوی تنظیم شود که ارائه‌دهنده بتواند نت‌های اسلاید را بر روی صفحه مانیتور روبه‌روی خود مشاهده کند در حالی که نمای خروجی اسلاید همچنان بر روی پرده پروژکتور برای حضار قابل نمایش باشد
آرشیو همایش
- تعیین مسئول عکاسی و فیلمبرداری از همایش
- تهیه فیلم از شروع همایش تا به انتها برای تهیه آرشیو ضروری می‌باشد
- بررسی وضعیت نور برای تهیه عکس و فیلم با کیفیت مناسب حداقل بر روی سن همایش ضروری می‌باشد
- عکاس و فیلمبردار بایستی از قبل مشخص و دارای نشانگر نام با سمت مشخصه «فیلمبردار همایش» و «عکاس همایش» باشند
- در صورت امکان در انتهای همایش از مسئولان، حضار و علاقمندان دعوت شود که به صورت گروهی بر روی سن همایش عکس گروهی بگیرند
صوتی تصویری
- تهیه ویدئو کلیپ و کلیپ‌های صوتی آموزشی و علمی برای پخش قبل و بعد از همایش
- محتوای کلیپ‌های تصویری باید قبل از نمایش بررسی شوند تا از عدم وجود صحنه‌های مغایر با عرف جامعه در آن اطمینان حاصل شود
- پخش موسیقی ترجیحا بی‌کلام در بین ارائه‌ها و یا در زمان استراحت در صورت امکان توصیه می‌شود
مناسبت‌های ویژه
- تهیه «دیوار یادگاری» برای جمع‌اوری امضا، یادداشت‌ها، و خاطرات از حاظرین
- از یک یا چند ماژیک و یا خودکار پررنگ برای این منظور استفاده شود
- دیوار یادگاری باید در مکانی که محل جمع شدن و صحبت ازاد استفاده می‌شود تعبیه شود که مانع رفت و آمد اعضای همایش و سایرین نباشد
